Cuando vayamos a contabilizar debemos tener claro que todo movimiento en contabilidad se origina en un hecho económico (debidamente documentado), que genera operaciones o movimientos de igual valor y efecto contrario. Por ejemplo cuando compro mercaderías aumenta mi activo al recibir esos bienes y lo registro en el debe, que se compensa con el pago que realizo por lo que disminuye mi activo al entregar otro bien (el dinero) que se registra en el haber; o bien se comepensa con la obligación que se genera si no pago por lo que aumenta mi pasivo y se registra en el haber.
Podemos observar entonces, que en contabilidad siempre se va a verificar que una cuenta da al mismo tiempo que otra cuenta recibe.
Los bienes, derechos y obligaciones que dan origen a las distintas cuentas contables se denominan elementos patrimoniales, y los clasificamos como Activo (bienes y derechos), Pasivos (las obligaciones) y Patrimonio Neto (la diferencia entre el Activo y el Pasivo). De las variaciones que sufren dichos elementos surgen todas las posibilidades que pueden dar origen a una registración contable y que pueden resumirse de la siguiente forma:

Estas nueve combinaciones de hechos económicos son todas las posibilidades que se pueden presentar para dar origen a una registración contable.
La técnica de la partida doble, que como hemos visto se basa en el registro de aumentos y disminuciones de las distintas cuenta contables, se vale de todas estas combinaciones y podemos resumirlas en el siguiente gráfico:

Rubro Caja y Bancos.

Incluye el dinero en efectivo y cheques de terceros, en caja y bancos del país y del exterior y otros valores de similar poder cancelatorio.

Caja.

Representa el dinero en efectivo en poder de la empresa, es una cuenta patrimonial de activo. Se debita cuando recibimos dinero por ventas al contado, o adelantos de clientes. Se acredita cuando entregamos dinero por pagos, compras al contado, o cuando realizamos depósitos en un banco. Tiene saldo deudor.

Valores a Depositar.

Representa los cheques de terceros recibidos de los clientes que la empresa posee en cartera, es una cuenta patrimonial de activo. Se debita cuando recibimos cheques de terceros por cobros, ventas o adelantos de clientes. Se acredita cuando realizamos pagos endosando los mismo o cuando los depositamos en un banco. Tiene saldo deudor.

Fondo fijo.

El fondo fijo es una pequeña disponibilidad de dinero para atender gastos menores. Muchas empresas, grandes en general, por cuestiones de seguridad y control no mantienen el dinero y los cheques recibidos en su poder, sino que lo depositan en una cuenta corriente bancaria y realizan sus pagos a través de la emisión de cheques contra la cuenta donde están los fondos. En estos casos y por una cuestión operativa a la hora de atender pequeños gastos, constituyen un fondo fijo.
El fondo fijo entonces, representa el dinero en efectivo en poder de la empresa para hacer frente a gastos menores. Se debita al momento de constituirse (o ampliarse) el mismo y cuando se hace la reposición por lo gastado en el período establecido. Se acredita al momento de efectuarse la rendición, se disminuye el monto del mismo o cuando es cancelado. Tiene saldo deudor.

Depósitos en cuenta corriente. (Banco NN Cuenta Corriente)

Representa el dinero y cheques de terceros que la empresa posee en un banco donde tiene abierta una cuenta corriente. Es una cuenta patrimonial del activo. Se debita cuando realizamos un depósito de dinero efectivo o cheques de terceros, Se acredita cuando emitimos un cheque para realiza un pago o retirar dinero de la cuenta y cuando el banco nos debita los gastos de mantenimiento de la misma. Tiene Saldo deudor.

Depósitos en caja de ahorro. (Banco NN Caja de Ahorro)

La característica de estos depósitos es que se encuentran disponibles cuando el cliente los solicite y otorgan un módico interés. Las cuentas de caja de ahorro se pueden abrir en pesos o en dólares. La cantidad de extracciones en algunas instituciones bancarias es limitada (generalmente 5 extracciones mensuales) a diferencia de la cuenta corriente bancaria en la cual con la emisión de cheques podemos extraer dinero cuando y cuantas veces lo necesitemos.
La cuenta Banco NN Caja de Ahorro es una cuenta patrimonial del activo. Representa el dinero que tenemos depositado en nuestra caja de ahorros. Se debita cuando realizamos depósitos o cuando el banco nos acredita los intereses mensuales. Se acredita cuando realizamos extracciones, compras con débito automático o cuando el banco nos debita los gastos de mantenimiento. Tiene saldo deudor.

Moneda Extranjera.

Las diferentes monedas extranjeras que se utilizan en las operaciones de compra-venta de bienes se pueden adquirir en instituciones bancarias y casas de cambio a la cotización del día.
La cotización de una moneda extranjera (por ejemplo el dólar estadounidense U$S o el euro de la Comunidad Europea €) es la relación que tiene con la moneda nacional (peso argentino $), la que podrá ser:
A la par: cuando la relación de valor de la moneda extranjera es igual a la moneda nacional: Por ej U$S 1 = $ 1.
Sobre la par: cuando la relación de valor de la moneda extranjera es mayor a la moneda nacional: Por ej. U$S 1 = $ 5,10
Bajo la par: cuando la relación de valor valor de la moneda extranjera es menor a la moneda nacional: Por ej. U$S 1 = $ 0,90

Clases de cotización.

Existen dos tipos de cotización (cambio) para una moneda extanjera (llamada Divisa).
a) Tipo de cambio comprador: es el valor que pagan cuando compran los bancos o casas de cambio.
b) Tipo de cambio vendedor: es el valor que cobran cuando venden los bancos o casas de cambio.
El precio tipo comprador es menor que tipo vendedor, la diferencia entre ambos representa la ganancia del banco o casa de cambio.
Moneda extrajera es una cuenta patrimonial de activo. Representa el valor en pesos de las divisas que la empresa posee en cartera. Se debita cuando adquirimos o cobramos con moneda extranjera por el valor de cotización tipo vendedor y se acredita cuando vendemos o pagamos con moneda extranjera por el valor de cotización tipo comprador. Tiene saldo deudor.

Arqueo de fondos y valores.

Se denomina arqueo al recuento de dinero, cheques y giros a nuestro favor existentes en la cuenta caja.
Para realizarlo, en primer lugar realizamos el recuento y comparamos ese total con el saldo de libro mayor de la cuenta contable caja.
Si encontramos diferencia entre ambos saldos y la misma puede ser establecida en su origen, por ejemplo errores u omisiones en la registración contable, corresponde corregir los errores o asentar las omisiones. Si después de corregir todos los errores la diferencia aún persiste, corresponde hacer el ajuste respectivo de forma tal que el saldo del libro mayor refleje lo que en realidad tenemos.

Conciliación Bancaria.

Los bancos envían periódicamente (por lo general en forma mensual) un estado de cuenta del cliente (Resumen de cuenta bancario) para la verificación de su saldo, donde constan todos los movimientos realizados (cheques, depósitos, gastos, intereses) durante el mes en cuestión.
La conciliación bancaria consiste en realizar una comparación de todos los movimientos que figuran en ese resumen, con los que hemos registrado en nuestra contabilidad y que tenemos organizados en forma sistemática en el libro mayor de la cuenta corriente, como ya sabemos.
Para elaborar una conciliación bancaria, debo disponer de lo siguiente:

• Libro Mayor de la cuenta corriente a conciliar.
• Conciliación bancaria anterior.
• Resumen de cuenta remitido por el banco.

La conciliación anterior la voy a necesitar para verificar si los movimientos que figuran en el resumen del banco y que no están en mi contabilidad corresponden a movimientos pendientes de la conciliación anterior o son diferencias del mes que estoy analizando. Por ejemplo, si tuviera un cheque descontado en el resumen de cuenta que no está en el libro mayor del mes, con la conciliación anterior verificaré que no haya estado conciliado el mes anterior y quedó como movimiento pendiente.

El proceso de conciliación bancaria.

Al realizar la conciliación debemos tener presente que los movimientos del libro mayor se concilian con los del resumen de cuenta de la siguiente manera:

Conciliación Bancaria

Detalle	Libro Banco	Resumen Banco
Cheques Emitidos	Haber	Debe
Depósitos Realizados	Debe	Haber
Gastos Bancarios	Haber	Debe
Cheques de Terceros Rechazados	Haber	Debe

Las diferencias bancarias surgen generalmente por los siguientes motivos:
a) Cheques emitidos y no presentados para su cobro por el beneficiario hasta la fecha del resumen bancario.
b) Depósitos en efectivo o cheques de terceros depositados en nuestra cuenta corriente y no acreditados a la fecha de la conciliación. (Boletas de depósito)
c) Cheques de terceros depositados y rechazados.
d) Gastos bancarios no registrados (gastos de chequera, de mantenimiento de cuenta, etc)
e) Acreditación de un préstamo bancario (Nota de Crédito)
f) Errores y omisiones en la registración (Nota de Débito)
g) Intereses bancarios (Nota de Débito)

Forma de realizar la Conciliación Bancaria

Saldo según resumen o extracto bancario
Más depósitos de cheques no acreditados
Menos cheques emitidos y no debitados
Más gastos bancarios no registrados
Saldo según Libro Banco (cliente)

Los ajustes.

Una vez establecidas las diferencias y conciliados los saldos, debemos analizar cada diferencia para determinar si corresponde  ajustar o no:
Deberé realizar un ajuste contable cuando se trate de errores y omisiones, por ejemplo:
Cheques girados y no registrado el pago en mi contabilidad y que se han cobrado en el banco.
Depósitos realizados y no registrados en mi contabilidad y figuran en el resumen del banco.
Gastos, comisiones o intereses cobrados por el banco y que figuran en el resumen y no registre.
Depósitos de cheques de terceros rechazados que no ajusté en mi contabilidad.
Diferencias por errores en la contabilización, cantidades diferentes a los que corresponden.

Por su parte, habrá movimientos conciliados que no generaran asientos de ajustes y se explican con la conciliación, por ejemplo:
Depósito de cheques de terceros a término aun no acreditados por el banco.
Cheques girados y no presentados al cobro por los beneficiarios.
Compartimos un breve video que explica de forma muy amena el tema:

 

Desde aquí pueden bajar el apunte de la unidad Nº 2