El sistema de información contable.

El sistema de información contable es un componente del sistema de información de la empresa. Lo podemos definir así:
Es el conjunto coordinado de procedimientos y técnicas que permiten captar los datos relativos a los hechos económicos y operaciones que se relacionan con la empresa, ordenarlos, clasificarlos, resumirlos y registrarlos con el fin de dar información sobre la composición del patrimonio del ente en un momento preciso y sobre los resultados de un período dado, lo que permite tomar decisiones y ejercer la función de control.

El Patrimonio.

Definimos al patrimonio como el conjunto de bienes, derechos y obligaciones pertenecientes a una persona u organización.
Los bienes son cosas y objetos que tienen un valor económico. En consecuencia, son bienes el dinero, la mercadería de un negocio, las estanterías, etc.
Los derechos surgen de los acuerdos entre las personas. Por ejemplo si se acordó hacer una venta a crédito, el vendedor entrega el bien vendido a su cliente y allí nacerá el derecho a exigirle la suma de dinero convenida como precio de la operación, es decir que pasa a ser su acreedor.
Las obligaciones son las deudas contraídas por la persona u organización. En el caso anterior, el comprador al recibir los bienes a crédito se compromete a pagar el precio convenido y ha contraído así una obligación.
Los bienes, los derechos y las obligaciones se denominan elementos patrimoniales.
En contabilidad, los diversos elementos que componen el patrimonio se agrupan de acuerdo con las características propias de los mismos y reciben denominaciones contables específicas.

Elementos Patrimoniales.

Así tenemos pues que el conjunto de bienes y derechos recibe el nombre de ACTIVO; el conjunto de deudas u obligaciones recibe el nombre de PASIVO, y forman el PATRIMONIO. Luego la diferencia entre ambos se denomina PATRIMONIO NETO.
Para evaluar el estado de los negocios, se divide la actividad de la empresa en períodos temporales de igual duración, llamados ejercicios económicos. Durante estos períodos la empresa realiza su actividad específica, obteniendo por ello INGRESOS. Las empresas comerciales e industriales obtienen ingresos por ventas de bienes, mientras que las empresas de servicios lo hacen por los servicios que prestan (Tarifas: en gas, electricidad, transporte; Primas: en seguros; Honorarios: los profesionales; etc.)
Pero a su vez, esa misma actividad genera EGRESOS, que son las erogaciones o sacrificios necesarios para obtener los ingresos.

El resultado económico.

La GANANCIA es el resultado neto positivo que se ha obtenido durante un período (el ejercicio económico). La PÉRDIDA es el resultado neto negativo que se ha producido durante un período (el ejercicio económico).
Es importante recordar que los INGRESOS y EGRESOS económicos se van produciendo a lo largo del período contable considerado (ejercicio económico); en tanto que el RESULTADO (ganancia o pérdida), se obtiene a la fecha de cierre del ejercicio contable.

Rubro contable.

Si consideramos al patrimonio como un sistema, podemos decir que está compuesto por tres subsistemas: ACTIVO, PASIVO y PATRIMONIO NETO.
Y cada subsistema está compuesto por otros subsistemas a los que llamamos RUBROS o GRUPOS FUNCIONALES DE CUENTAS. Un rubro es un grupo de cuentas que tienen cierta similitud de acuerdo con la función que cumplen dentro del patrimonio.
Los elementos con características similares que componen el patrimonio se agrupan en unidades de información predefinidas para un mismo objeto; por ejemplo, todos los bienes destinados a la venta se agrupan bajo el nombre de mercaderías. Esas unidades de información se denominan cuentas.

Cuenta contable.

Las cuentas son instrumentos que nos permiten representar la composición del patrimonio y las variaciones que en él se producen.
La cuenta resume todos los datos provenientes de los hechos y operaciones que poseen una característica común. Es la empresa la que define qué cuentas necesitará en función de la información y el grado de detalle que precisa obtener del sistema de información contable.

Elementos de la cuenta contable.

Los principales elementos de una cuenta son:
Nombre: se debe prestar atención a que el nombre sea una clara expresión de los elementos que se encuentran agrupados en esta unidad de información. En una cuenta se anotarán todos los movimientos relacionados con ese elemento que se quiere representar.
Debe: es la columna izquierda. Todas las anotaciones en esta columna se llaman débitos, por lo tanto, una cuenta se debita cuando anotamos un importe en esa columna.
Haber: es la columna derecha. Todas las anotaciones en ella se llaman créditos, por lo que,  una cuenta se acredita cuando anotamos un importe en la derecha.
Saldo: a un momento dado, es la diferencia entre las sumas de los importes anotados en el debe (débitos) y los anotados en el haber (créditos).

El plan de cuentas.

En contabilidad, para poder registrar una operación, es necesario definir previamente qué cuentas son las involucradas.
Todos los bienes y derechos se clasifican en distintas cuentas, las cuenta de activo. Las obligaciones  se clasifican en cuentas del pasivo. Y para exponer el patrimonio neto se utilizan cuentas de capital, que representan los aportes de capital y los incrementos por ganancias reinvertidas o reservadas; y las cuentas de resultados, que representan las modificaciones al patrimonio por las operaciones del ente.
Al conjunto de cuentas de una empresa se lo denomina plan de cuentas. Es un ordenamiento que facilita la exposición de la información contenida en los estados contables básicos.
También existe el manual de cuentas que contiene, además de la descripción del contenido de cada cuenta, una breve explicación de las razones cuando se debitan y acreditan.

Compartimos el siguiente material con información sobre El Plan de Cuentas.

 

En el siguiente link pueden bajar el apunte con el Manual de Cuentas